1. Administrator danych
Administratorem danych jest [pełna nazwa albo imię i nazwisko przedsiębiorcy], adres: [pełny adres], NIP: [NIP], wpis do [CEIDG albo KRS wraz z numerem].
W sprawach dotyczących danych osobowych można napisać na kontakt@twojspot.pl. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, chyba że później pojawi się taki obowiązek — wtedy dane kontaktowe zostaną opublikowane w tym miejscu.
2. Jakie dane zbieramy
W związku z formularzem i realizacją Strony możemy przetwarzać:
- adres e-mail oraz treść zgłoszenia, w tym nazwę i rodzaj działalności, opisy, publiczne dane kontaktowe, adres, linki, wybrane funkcje i wycenę;
- Materiały przesłane przez indywidualny portal, w tym nazwy i parametry plików, treści opinii, uwagi, decyzje dotyczące projektu, wiadomości, kod klienta, kod polecający i historię obsługi;
- dane płatności i rozliczeń, takie jak identyfikatory Stripe, wybrany plan, kwoty, status płatności oraz dane potrzebne do faktury;
- dane techniczne i bezpieczeństwa: skrócony kryptograficznie identyfikator adresu IP, typ przeglądarki, znaczniki czasu, wynik zabezpieczenia Turnstile i informacje o próbach wysłania formularza;
- zanonimizowane lub pseudonimizowane statystyki odwiedzin: odwiedzoną ścieżkę, czas oraz zmieniany co 30 minut identyfikator służący ograniczeniu wielokrotnego liczenia tej samej wizyty.
Nie prosimy w formularzu wyceny o numer telefonu, imię i nazwisko ani NIP. Dane nabywcy są zbierane dopiero, gdy Klient chce otrzymać fakturę.
3. Cele i podstawy prawne
- obsługa zgłoszenia, przygotowanie wyceny, kontakt i działania przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
- wykonanie i utrzymanie Strony, płatności, poprawki i program poleceń — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
- faktury, rachunkowość, podatki i obowiązki prawne — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
- ochrona przed botami, nadużyciami i atakami, prowadzenie podstawowych statystyk, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz zapewnienie ciągłości serwisu — prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- marketing e-mailowy — wyłącznie po uzyskaniu osobnej, dobrowolnej zgody, jeżeli taka funkcja zostanie w przyszłości uruchomiona.
Adres podany w formularzu nie jest wykorzystywany do newslettera ani sprzedawany. Informacja „proszę o kontakt” dotyczy wyłącznie konkretnego zgłoszenia i nie stanowi zgody marketingowej.
Nie podejmujemy wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. System automatycznie wysyła wiadomości, zmienia techniczny etap zgłoszenia po czynności Klienta oraz może czasowo zablokować formularz przez limity lub Turnstile. Akceptacja, przekazanie uwag i rezygnacja są świadomymi działaniami Klienta w indywidualnym portalu.
4. Odbiorcy danych
Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty potrzebne do działania usługi: dostawca hostingu i poczty, obsługa techniczna, Cloudflare w zakresie zabezpieczenia Turnstile, Stripe przy płatności, Fakturownia przy wystawianiu dokumentu, dostawca księgowości oraz uprawnione organy, gdy wynika to z prawa.
Operator płatności otrzymuje dane dopiero po przejściu przez Klienta do płatności. Administrator nie otrzymuje pełnego numeru karty ani kodu zabezpieczającego.
5. Przekazywanie danych poza EOG
Cloudflare i Stripe są dostawcami o zasięgu międzynarodowym. W zależności od sposobu obsługi dane techniczne lub płatnicze mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Dostawcy deklarują stosowanie mechanizmów wymaganych przez RODO, takich jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne.
Szczegóły są dostępne w politykach Cloudflare i Stripe.
6. Jak długo przechowujemy dane
- niepotwierdzone zgłoszenie: do 7 dni po wygaśnięciu 48-godzinnego linku potwierdzającego;
- nieukończony zestaw przesyłanych plików: do 14 dni od przesłania ostatniego pliku;
- materiały do Strony niezaakceptowanej w ciągu 14 dni od wysłania jej do sprawdzenia: do końca tego okresu;
- zgłoszenie odrzucone lub zakończone bez zawarcia umowy: do 14 dni od archiwizacji; związane z nim przesłane pliki mogą zostać usunięte wcześniej;
- dane aktywnego Klienta: przez czas realizacji i utrzymania Strony, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
- dokumenty księgowe i fakturowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
- potwierdzenia umowy, wersje zaakceptowanych dokumentów i oświadczenia, historia płatności, poleceń, odstąpień i zwrotów: przez czas potrzebny do wykonania umowy, obowiązków prawnych oraz ochrony roszczeń; sama archiwizacja sprawy nie usuwa tych zapisów;
- statystyki odwiedzin: nie dłużej niż 13 miesięcy;
- dane o nadużyciach i bezpieczeństwie: przez okres potrzebny do wyjaśnienia zdarzenia i ochrony roszczeń.
Kopie zapasowe mogą zawierać dane przez krótki okres wynikający z cyklu wykonywania kopii i są usuwane przez nadpisanie. Jeżeli dane są potrzebne do obowiązku prawnego lub sporu, ich usunięcie zostaje ograniczone do tego celu.
7. Twoje prawa
Osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie.
Żądanie można wysłać na kontakt@twojspot.pl. W celu ochrony danych administrator może poprosić o potwierdzenie tożsamości. Można też wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.
8. Dobrowolność podania danych
Podanie adresu e-mail i informacji oznaczonych w formularzu gwiazdką jest dobrowolne, ale konieczne do obsługi zgłoszenia. Dane fakturowe są konieczne tylko wtedy, gdy Klient żąda faktury. Niepodanie danych opcjonalnych nie blokuje wyceny podstawowej usługi.
Jeżeli Klient przekazuje dane innych osób — np. autorów opinii lub osób widocznych na zdjęciach — powinien mieć podstawę do ich przekazania i poinformować te osoby o planowanej publikacji.
9. Cookies, pamięć lokalna i statystyki
Serwis może używać technicznego pliku sesyjnego PHP potrzebnego do zabezpieczenia formularza oraz pamięci lokalnej przeglądarki do zapamiętania wybranego motywu i wielkości tekstu. Ustawienia te pozostają na urządzeniu użytkownika i można je usunąć w ustawieniach przeglądarki.
Licznik odwiedzin działa po stronie serwera i nie tworzy profilu reklamowego. Adres IP nie jest zapisywany wprost; służy do utworzenia skróconego identyfikatora zmieniającego się w czasie. Turnstile może korzystać z własnych technologii niezbędnych do weryfikacji bezpieczeństwa.
Obecnie serwis nie używa reklamowych ani marketingowych cookies. Jeżeli pojawią się niekonieczne technologie, zostaną uruchomione dopiero po przedstawieniu użytkownikowi odpowiedniego wyboru.
10. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy połączenie HTTPS, indywidualne wygasające linki, przechowywanie plików poza publiczną częścią serwisu, kontrolę dostępu, ograniczenia liczby zgłoszeń, ochronę przed automatycznymi formularzami, skracanie danych wejściowych oraz rejestrowanie działań administracyjnych. Materiały można pobrać wyłącznie po zalogowaniu do panelu obsługi.
Żaden system nie daje całkowitej gwarancji bezpieczeństwa. Podejrzenie naruszenia dotyczącego własnego zgłoszenia należy zgłosić na kontakt@twojspot.pl, podając kod klienta, ale bez przesyłania hasła.
11. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana w razie zmiany prawa, dostawców lub sposobu działania serwisu. Data aktualizacji znajduje się na początku dokumentu. O istotnej zmianie dotyczącej aktywnej umowy Klient zostanie poinformowany e-mailem, jeżeli będzie to wymagane.